Nantes Université recrute pour son UFR Pharmacie, un-e adjoint-e en gestion administrative et financière

Catégorie C - titulaire ou Contractuel-lle CDD 4 mois renouvelable - (Article L332-6 du code de la fonction publique) - Temps plein

Les missions principales :

Au sein du département 2 : Biophysique et Pharmacie Clinique l’agent-e assure le suivi pédagogique et financier du département. Il-elle centralise et instruit les dossiers des agents vacataires de l’ensemble de l’UFR et assiste le secrétaire général pour le suivi et le paiement des charges d’enseignement

Les activités principales :
Secrétariat du Département 2 – Biophysique et Pharmacie Galénique et du parcours Industrie-Recherche :

Réceptionner et distribuer le courrier
Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants
Veiller à la reproduction et aider à la mise en forme des documents pédagogiques
Assurer l'accueil des étudiants et des intervenants extérieurs
Préparation et envoi du publipostage pour les demandes de taxe d'apprentissage du département
Appui à l'organisation des sorties de terrain et des visites de sites industriels qui ont lieu tous les ans
Secrétariat et appui logistique pour la gestion du parcours industrie-recherche
Appui logistique pour l'organisation des soutenances de stages.

Comptabilité du Département 2 – Biophysique et Pharmacie Galénique et du parcours Industrie-Recherche :

Assurer le suivi régulier des dépenses du département (bases de données dédiées)
Gérer les dépenses de fonctionnement (réservations et bons de commande de sorties terrain, restauration, etc.) et les commandes pour les TP
Gérer les déplacements (OM, prise de billets, réservations hôtels...) des personnels départements ainsi que des intervenants extérieurs

Gestion et suivi des dossiers vacataires de l’UFR au sein du Décanat :

Centraliser et instruire les dossiers vacataires, à l’interface entre les vacataires, les enseignants référents et le bureau des moyens en enseignement de l’université.
Répondre aux demandes des vacataires relatives à leur dossier, à leur contrat et au paiement de leurs heures d’enseignement.
Alimenter et faire vivre la base de données des enseignants vacataires de l’UFR

Soutien administratif à la gestion des charges d’enseignement au sein du Décanat :

Sous la responsabilité du Secrétaire général, procéder à la validation et à la liquidation des charges d’enseignement des personnels vacataires
Soutenir administrativement le Secrétaire général dans la gestion régulière et le paiement annuel des charges d’enseignement du personnel enseignant de l’UFR (édition, suivi et mise à jour de tableurs Excel, mise à jour du logiciel Celcat, suivi des anomalies et utilisation régulière du logiciel Epicéa, etc.)
Soutenir administrativement l’équipe du Décanat dans ses missions en lien avec l’organisation des enseignements (mise en forme de documents, extraction de données et tableaux, etc...)

Mis à jour le 22 mai 2024.